Vendor Management Officer (VMO)

Wil jij een sleutelrol spelen in het optimaliseren van onze leveranciersprocessen? Als Vendor Management Officer krijg je de kans om impact te maken op de kwaliteit en betrouwbaarheid van ons leveranciersbestand binnen SAP Ariba en SAP ECC. Jij bent de drijvende kracht achter een efficiënte en compliant Source-to-Pay keten, waarbij je nauw samenwerkt met diverse interne afdelingen én onze leveranciers.

In deze functie combineer je jouw oog voor detail met sterke communicatieve vaardigheden. Je begeleidt leveranciers bij onboarding, bewaakt datakwaliteit en zorgt dat onze organisatie altijd voldoet aan interne en externe regelgeving. Daarmee draag je niet alleen bij aan soepele processen, maar ook aan het versterken van onze samenwerking met strategische partners.

Ben jij klaar om jouw expertise in leveranciersbeheer en compliance in te zetten binnen een dynamische omgeving?

Dan nodigen wij je uit om te solliciteren en samen met ons te bouwen aan een toekomstbestendig leveranciersnetwerk.

1. Doel van de functie

De Vendor Management Officer (VMO) is verantwoordelijk voor het beheren, coordineren en continu verbeteren van het volledige leveranciersregistratie-, kwalificatie- en masterdataproces binnen SAP Ariba en SAP ECC. De functionaris waarborgt de kwaliteit, compliance en actualiteit van leveranciersgegevens en ondersteunt een efficie nte Source-to-Pay keten.

Rapporteert aan: Vendor Management Coordinator

2. Verantwoordelijkheden Administratieve medewerker

De Vendor Management Officer is verantwoordelijk voor het beheren, valideren en onderhouden van het leveranciersbestand binnen SAP Ariba en SAP ECC.

Dit proces omvat de registratie, validatie en nauwkeurigheidscontrole van aangeleverde bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsinformatie, contactgegevens, financie le gegevens en andere relevante documenten en informatie.

De functionaris zorgt voor een efficie nt, gecontroleerd en compliant onboarding- en wijzigingsproces van leveranciers, waarbij de kwaliteit, volledigheid en betrouwbaarheid van leveranciersgegevens worden gewaarborgd.

Daarnaast fungeert de Vendor Management Officer als centraal aanspreekpunt voor interne stakeholders en leveranciers met betrekking tot leveranciersregistratie, masterdata en vendor governance. Hierbij werk de VMO nauw samen met de volgende interne afdelingen:

• Accounts Payable Helpdesk
• ICT
• Legal Affairs
• Tax
• GRC
• Supply chain; Coordinator Vendor Management, Vendor Master Champs/Admins eo.

Tevens voert de VMO periodieke reviews uit op leveranciersbestand, bewaakt datakwaliteit, ondersteunt bij audits, monitort verlopen documenten en koppelt tijdig terug aan diens stakeholders.

3. Werkzaamheden

De werkzaamheden bestaan uit drie gebieden:

Leveranciersonboarding
Verantwoordelijk voor een tijdige en correcte registratie van nieuwe leveranciers.
Werkzaamheden:

• Ontvangen en beoordelen van onboardingverzoeken.
• Begeleiden van leveranciers bij het registratieproces in SAP Ariba.
• Controleren van volledigheid van aangeleverde documentatie.
• Valideren van wettelijke bedrijfsgegevens.
• Uitvoeren van KYC- en due diligence-controles volgens bedrijfsbeleid.
• Afstemmen met interne afdelingen zoals Finance en Legal waar noodzakelijk.
• Vrijgeven van leveranciers volgens autorisatiematrix.
• Bewaken van doorlooptijden.
• Communiceren met leveranciers gedurende het gehele onboardingproces.

Vendor Master Data Management

Verantwoordelijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van leveranciersgegevens.

Werkzaamheden:

• Onderhouden van leveranciersgegevens.
• Verwerken van mutaties.
• Beheer van bankrekeningwijzigingen.
• Wijzigen van contactgegevens.
• Actualiseren van belastinginformatie.
• Beheer van betaalcondities.
• Opschonen van dubbele leveranciers.
• Archiveren en deactiveren van leveranciers.

Compliance en Governance

Waarborgen dat leveranciers voldoen aan interne en externe regelgeving.
Werkzaamheden:

• Controleren op verplichte bedrijfsdocumenten.
• Monitoren van vervaldata van certificaten.
• Toetsen aan sanctielijsten indien van toepassing.
• Zorgdragen voor naleving van interne procedures en ondersteunen van auditactiviteiten.
• Vastleggen van controlebewijzen.
• Signaleren van fouten, verbeterpunten en compliance-risico’s.

4. Verantwoordelijkheden

De functionaris is verantwoordelijk voor:

• Juistheid van leveranciersgegevens.
• Tijdige verwerking van aanvragen.
• Naleving van procedures.
• Datakwaliteit.
• Integriteit van het leveranciersbestand.
• Correcte archivering.
• Transparante communicatie met stakeholders.

5. Functie-eisen en competenties

Opleiding
HBO werk- en denkniveau.

Ervaring

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met Vendor Master Data in SAP is een pre.

Kennis

• Kennis van leveranciersbeheerprocessen.
• Basiskennis van compliance, risicobeheer en contractbeheer.
• Goede kennis van MS Office, met name Excel.

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Relatiegericht en klantgericht.
• Stress bestendig en resultaatgericht.
• Nauwkeurig en georganiseerd.
• Probleemoplossend vermogen.
• Samenwerkingsgericht.
• Integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel.

 

Solliciteren

Solliciteer hier of stuur jouw sollicitatie naar operations@jobs.sr.