Protocolcoördinator

Contract type: Fulltime

Werkschema: maandag t/m vrijdag van 08:00 – 16:00 uur

Plaats: Paramaribo

Salaris: op basis van kennis en ervaring

Over de functie

Wij zijn op zoek naar een professionele en zeer georganiseerde Protocolcoördinator die verantwoordelijk is voor het coördineren van protocollaire activiteiten, bezoekersbeheer, evenementen en officiële ontvangsten. De Protocolcoördinator waarborgt dat alle interne en externe contacten plaatsvinden volgens bedrijfsbeleid, diplomatieke etiquette en organisatorische standaarden.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden

• Protocol & Evenementenbeheer
• Coördineren van officiële bedrijfsbezoeken, delegaties en VIP-ontvangsten.
• Opstellen van bezoekprogramma’s, agenda’s en protocollaire schema’s.
• Organiseren van vergaderingen, ceremonies en speciale evenementen.
• Beheren van uitnodigingen, deelnemerslijsten en logistieke planning.
• Correcte toepassing van protocollaire richtlijnen.

Reis- & Logistieke Coördinatie

• Regelen van vluchten, hotelaccommodaties en lokaal vervoer.
• Coördineren van visumaanvragen en naleving van immigratievereisten.
• Ondersteunen en opvang bij aankomst van executives en noodreizen.
• Beheren van reisdocumentatie en VIP-escorteservices.
• Stakeholdermanagement
• Eerste aanspreekpunt voor overheidsinstanties, ambassades, zakenpartners en externe stakeholders.
• Onderhouden van professionele relaties met nationale en internationale organisaties.
• Coördineren van bezoeken en vergaderingen met interne afdelingen.
• Communicatie & Administratie
• Opstellen van officiële correspondentie, uitnodigingen en protocollaire documenten.
• Bijhouden van bezoekersregistraties, rapportages en schema’s.
• Verwerken van facturen en afstemmen met leveranciers.
• Ondersteunen van directie en management bij protocollaire aangelegenheden.

Functie-eisen

• HBO-diploma of gelijkwaardig werk- en denkniveau.
• 3–5 jaar relevante ervaring in protocol, evenementenorganisatie, hospitality, public relations of executive support.
• Ervaring met reisboekingen, visumcoördinatie en samenwerking met overheden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Vermogen om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen.
• Ervaring in stakeholdermanagement en samenwerking met senior leiderschap.
• Vaardig in Microsoft Office toepassingen.

Competenties

• Professionele en representatieve uitstraling.
• Uitstekende aandacht voor detail.
• Discreet en betrouwbaar.
• Proactief en oplossingsgericht.
• Sterke sociale en relationele vaardigheden.
• Stressbestendig en flexibel bij veranderende omstandigheden.
• Klant- en servicegericht.

Rapportagelijn

De Protocolcoördinator rapporteert rechtstreeks aan de Directie, Manager Corporate Affairs of het Executive Management en werkt nauw samen met HR, Administratie, Security, Reiscoördinatie en externe stakeholders.

Sollicitatie

Geïnteresseerde kandidaten worden uitgenodigd hun CV en motivatiebrief te sturen naar operations@jobs.sr